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南京邮电大学经济合同管理办法(试行)

发布日期: 2018-06-25   浏览次数:

第一章总 则

第一条为进一步规范经济合同管理,加强内部控制时时彩平台,防范合同风险,维护学校合法权益,促进学校事业健康发展,根据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范》等相关法律法规和学校相关制度的规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所指的经济合同是指以南京邮电大学名义与其他平等主体(包括自然人、法人和其他组织)签订的设立、变更、终止经济权利义务关系的协议。各部门、单位承办的经济合同必须以学校为合同主体,在履行本办法规定的合同审批管理程序后方能正式签订。

第三条本办法所指经济合同的管理范围

(一)本办法所指经济合同包括:

1.货物采购合同;2.时时彩平台采购合同;3.工程合同;4.贷款合同;5.出版合同;6.出租出借合同;7.其他经济往来合同。

(二)本办法所指经济合同不包括:

1.雇佣、劳务合同;2.捐赠、赞助合同;3.合作合同;4.科研合同;5.教学收入合同。

第四条经济合同订立必须遵守法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,维护学校的正当权益。

第五条学校建立统一审核会签、分类归口管理、分级授权审批相结合的合同管理制度,对经济合同的签订、履行、变更以及解除、争议处理、终结和归档实行全过程管理。

二章 经济合同管理主体及其职责

第六条采购招标管理办公室(以下简称招标办公室)负责对学校经济合同进行统一登记管理,并组织审核会签。招标办公室主要职责为:

(一)建立健全学校经济合同管理规章制度,加强经济合同内部控制管理;

(二)负责学校经济合同模板的制订、修订工作;

(三)组织开展经济合同的审核会签和复杂合同签署前的会商工作;

(四)组织开展经济合同变更、解除、纠纷处理的审议工作;

(五)负责“南京邮电大学经济合同专用章”的使用与管理工作;

(六)负责学校经济合同的建档、归档管理工作。

第七条经济合同所对应项目所在单位是经济合同管理的第一责任人,具体负责合同的承办工作。项目单位的主要职责为:

(一)落实合同项目经费;保证学校相关收入及时足额缴纳;

(二)与合同相对方协商、拟订经济合同文本;

(三)参与经济合同的审核会签,并由相关负责人在授权范围内签署经济合同;

(四)全面履行经济合同,并实施有效管控。根据合同履行中出现的问题,提出书面处理意见或建议;

(五)参与经济合同变更、解除、纠纷处理的审议;

(六)加强合同管理全过程相关资料的管理。

第八条学校根据经济合同所属项目的主要内容,分别由相应的部门对经济合同进行分类归口管理。经济合同归口管理部门的主要职责为:

(一)对项目单位经济合同的拟订加强指导;

(二)参与经济合同的审核会签和复杂合同签署前的会商工作;

(三)对经济合同的履行加强检查指导;

(四)参与经济合同变更、解除、纠纷处理的审议工作。

学校对各相关部门归口管理的经济合同范围具体划分如下:

(一)基建处: 基本时时彩平台工程,含相关的工程规划、设计、勘探、监理、施工和工程设备设施、工程材料等;

(二)后勤管理处: 校园房屋(公有住房、经营性房屋除外)修缮、装修改造、绿化与景观工程、水电气设施维保、道路维修,交通车辆与汽车保险,生活时时彩平台类设施设备与维保,伙食原料,医疗药品、医疗耗材、医疗设备及医疗时时彩平台,学生宿舍以外的物业管理时时彩平台等;

(三)资产管理与实验室时时彩平台处: 教学科研仪器设备、办公设备、家具,实验材料、办公用品,外贸代理时时彩平台,公有住房修缮等;

(四)图书馆: 图书、期刊、电子出版物,图书加工时时彩平台等;

(五)教务处: 本科生教材,试卷印制、慕课制作等;

(六)研究生院: 研究生教材,试卷印制等;

(七)党委办公室、校长办公室: 法律时时彩平台,标识标牌制作、纪念品等;

(八)党委宣传部: 会议布展、大型活动时时彩平台、广告、网络舆情监控,宣传用品等;

(九)学生处: 学生宿舍物业管理时时彩平台、学生生活用品、军训服装等;

(十)信息化时时彩平台与管理办公室: 信息化时时彩平台、网络工程等;

(十一)国际合作时时彩平台处: 境外访学、时时彩平台等;

(十二)审计处: 审计咨询、审计时时彩平台等;

(十三)保卫处: 安保时时彩平台,消防、安防改造及维保等;

(十四)校工会: 在职职工福利物品等;

(十五)离退休职工处: 离退休职工福利物品等;

(十六)资产经营管理办公室: 经营场所招租等;

(十七)其他经济合同根据学校职责分工、经费渠道和相应决策,由相关部门进行归口管理。

第九条审计处负责对经济合同的签订与履行进行审计检查监督,主要职责为:

(一)参与经济合同的审核会签和复杂合同签署前的会商工作;

(二)参与经济合同变更、解除、纠纷处理的审议工作;

(三)参与经济合同履约情况的检查、验收工作。

第十条财务处负责对经济合同所涉项目的资金收支进行财务管理监督,主要职责为:

(一)参与经济合同的审核会签和复杂合同签署前的会商工作;

(二)参与经济合同变更、解除、纠纷处理的审议工作;

(三)按照合同约定审核收取或审核 (支付款项。

第十一条监察处负责对经济合同管理全过程的合法性、合规性进行检查监督。

第三章 经济合同的订立程序

第十二条经济合同文本的拟订

项目单位应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、资信资质、委托代理权限等情况进行严格审查,在规定期限内与其协商、拟订合同文本,并要求其及时按相关约定交纳履约保证金。

项目单位原则上合同应采用招标办公室公布的合同模板格式拟订合同文本,准确完整地表述拟签订合同内容。若属于校内集中采购项目或委托采购项目的合同,合同实质性内容应与采购文件、成交供应商响应文件相一致。

项目单位应将拟订好的合同文本连同相关材料一起提交招标办公室,由其组织审核会签。经济合同若需报相关部门审批、备案的,应先履行审批、备案手续。相关材料包括:

(一)校内集中采购限额标准及以上的采购项目应提供采购文件、中标(或成交)供应商响应文件(含承诺函)、采购招标工作会议纪要等材料;

(二)合同金额在2万元及以上、校内集中采购限额标准以下的采购项目应提供《南京邮电大学物资购置申请表》或《南京邮电大学仪器设备自购申请表》、《南京邮电大学零星装修、改造工程立项审批表》、《南京邮电大学信息化时时彩平台项目技术评估表》等相关审批表,以及《南京邮电大学分散采购记录表》等材料;

(三)合同金额在2万元以下的其他项目应提供《南京邮电大学经济合同专用章使用申请表》等材料;

(四)列入学校重大决策事项、重大项目安排事项、大额度资金使用事项的项目,除以上材料外,还必须提供学校相关决策会议纪要。

第十三条经济合同文本的审核会签

招标办公室收到合同文本后,应按时间顺序进行编号登记,建立合同台账,并根据合同类型、金额大小等情况组织审核会签工作:

(一)对合同金额达到校内集中采购限额标准及以上的采购项目合同,或合同金额在2万元以上、校内集中采购限额标准以下且未使用学校合同模板拟订的经济合同,招标办公室在初审后组织项目单位、归口管理部门、审计处、财务处进行审核会签;

(二)对合同金额在2万元以上、校内集中采购限额标准以下且使用学校合同模板拟订的经济合同,或合同金额在2万元以下的经济合同,以及水、电、气等公用事业单位格式合同由招标办公室直接办理审核手续;

(三)合同金额在10万元及以上的经济合同,除公用事业单位格式合同外,其余合同在签发前必须取得学校法律顾问的确认。

第十四条正式经济合同的签发

审核会签手续履行完毕,并确认对方单位已按相关约定交纳履约保证金后,各类正式经济合同按以下规定由学校法定代表人或由其授权委托的代理人签署后,再由招标办公室加盖“南京邮电大学经济合同专用章”签发。

(一)列入学校重大决策事项、重大项目安排事项,且金额在1000万元及以上的经济合同及对外投资合同由学校法定代表人签署;

(二)其他列入学校重大决策事项、重大项目安排事项、大额度资金使用事项的经济合同,由学校法定代表人授权给分管业务的校领导签署;

(三)未列入学校重大决策事项、重大项目安排事项、大额度资金使用事项的经济合同由学校法定代表人授权给项目单位负责人签署。

第十五条各项目单位办理合同相关业务时,应指定本单位在岗承办人员具体负责,不得交由非本校职工代办。

第十六条合同正式文本至少一式四份,除合同相对方持有一份外,招标办公室归档一份,项目单位存档一份,另一份由项目单位向财务处提交付款申请时使用。

第四章经济合同的履行

第十七条经济合同签订后,项目单位作为学校执行主体,负责管理合同的履约验收活动。

项目单位应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务,并及时敦促合同相对方积极履行合同。归口管理部门应对合同执行情况进行动态监督。

在合同履行过程中,若发现有显失公平、条款有误或相对方有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致学校利益受损,项目单位(或归口管理部门)应当立即采取相应措施,尽力将损失降到最低。

第十八条 合同变更或解除

合同签订生效后,不得任意变更或解除。合同履行过程中,确因特殊情况或不可预测因素需变更或解除合同的,项目单位应在法定或约定期限内,及时向归口管理部门、招标办公室提出书面申请,说明变更或解除的理由、经双方协商后变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。根据合同变更或解除的不同情形,分别按以下程序履行审批手续后,由项目单位与合同相对方签订变更或补充合同,再办理变更或解除事宜:

(一)合同金额未发生变更,且其他实质性条款也未发生重大变更、对执行结果未产生重大影响的,项目单位报经归口管理部门审核同意后办理变更或解除事宜。

(二)合同金额未发生变更,但其他实质性条款发生重大变更、对执行结果产生重大影响的,由招标办公室组织审计处、财务处、项目单位、归口管理部门等召开相关工作会议,会商一致后再办理合同变更或解除事宜。

(三)合同金额发生变更的,根据变更金额大小及占合同金额比例的不同情形按以下程序办理:

1.合同变更金额不超过原合同金额百分之十且不超过20万元的,由招标办公室组织审计处、财务处、项目单位、归口管理部门会商一致后,再办理变更事宜;

2.合同变更金额不超过原合同金额百分之十但超过20万元的,由招标办公室组织审计处、财务处、项目单位、归口管理部门、专家会商一致,并报采购招标工作分管校领导、项目单位分管校领导审批后再办理变更事宜;

3.合同变更金额超过原合同金额百分之十但不超过20万元的,由招标办公室组织审计处、财务处、项目单位、归口管理部门、专家会商一致,并报采购招标工作分管校领导、项目单位分管校领导审批后再办理变更事宜,或按规定程序重新组织采购活动;

4.合同变更金额超过原合同金额百分之十且超过20万元的,由招标办公室组织审计处、财务处、项目单位、归口管理部门、专家会商一致,并报采购领导小组审批后再办理变更事宜,或按规定程序重新组织采购活动。

对于事发突然、来不及履行上述审批手续的工程变更,可按规定的审批权限、程序,以电话、短信、彩信、微信、QQE-MAIL等方式报请有关领导审批,并征得设计、监理单位的处理意见后,现场先行组织施工;但施工前必须进行施工单位项目负责人、项目监理、审计单位项目负责人及甲方代表签证工程量并拍照,施工后应及时按上述规定补办变更审批和技术核定手续。

(四)项目单位应与合同相对方签订变更或补充合同,变更或补充后的合同视同新合同,需重新履行相应的审核会签程序。

第十九条 合同履行过程中发生纠纷,项目单位(或归口管理部门)应及时与合同相对方协商谈判。合同纠纷经协商双方达成一致的,应当签订书面协议;合同纠纷经协商仍不能达成一致、无法解决的,项目单位(或归口管理部门)应当向学校分管校领导报告,并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第二十条 财务处负责审核项目单位(或归口管理部门)提供的验收、入账等凭据,按合同约定办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务处应拒绝付款,并及时向分管校领导报告。

第二十一条招标办公室应建立经济合同档案,并按照学校档案管理要求及时移交档案馆归档。

项目单位应建立本单位合同台账,准确登记合同信息,妥善保管合同文本及合同履行、变更、解除、纠纷处理的相关资料,存档备查。

各部门、单位应加强合同信息安全保密工作。未经批准,任何人不得以任何形式泄露合同签订与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。

第五章 责任与纪律

第二十二条各单位应当严格遵守政府采购、招投标、合同管理等法律法规和学校规章制度,加强本单位经济合同管理,健全内部控制,对本单位经济合同的合法性、合规性、真实性、完整性、一致性负直接责任。

第二十三条有下列情形之一的,责令限期改正;造成严重后果的,学校按相关规定追究直接责任人和相关负责人的行政、经济责任;涉嫌犯罪的,移交司法部门处理。

(一)违反程序和规定擅自对外签订合同的;

(二)超越学校授予权限签订合同的;

(三)将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订的;

(四)应签订书面合同而未及时签订的;

(五)玩忽职守、疏忽大意,没有按本办法规定正确履行职责的;

(六)丢失或者擅自更改、销毁、隐匿合同和合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

第二十四条任何单位和个人对学校经济合同管理活动中的违规、违法行为有权检举和投诉。

第六章附 则

第二十五条本办法未尽事宜依据《中华人民共和国合同法》等法规相关条款执行。

第二十六条本办法由采购招标管理办公室负责解释。

第二十七条本办法自2018年 月 日起施行。

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附件: 1. 南京邮电大学经济合同专用章使用管理规定

            2. 南京邮电大学经济合同专用章使用申请表

            3. 南京邮电大学分散采购项目合同会签表

    4.南京邮电大学集中采购项目合同会签表


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